クリニック向け
インターネットFAXの選び方
インターネットFAX（クラウドFAX）は、FAX機や専用回線がなくても、パソコンやタブレットの画面でFAXを送受信できる仕組みです。ただし、クリニック・診療所で使う場合は、扱う文書の多くに患者さんの情報が含まれるため、一般の比較記事の観点だけでは足りません。この記事では、医療機関がインターネットFAXを選ぶときに確認したい点を、仕組み、セキュリティ、運用、料金、ペーパーレス化の進め方の順に整理します。
インターネットFAX（クラウドFAX）とは
インターネットFAXは、FAXの送受信をサービス事業者の設備が仲立ちし、利用者はブラウザやアプリの画面でFAXを扱う仕組みです。「クラウドFAX」という呼び方もありますが、ほぼ同じ意味で使われることが一般的です。
受信したFAXはデータとして届き、印刷しなくても画面で内容を確認できます。送信するときは、画面上で書類を選んで宛先を指定します。ここで大切なのは、相手側には何の変更も求めないという点です。病院や検査会社、調剤薬局が今までどおりのFAX機で送受信していても、こちら側だけ画面での運用に切り替えられます。
院内にFAX機や専用の電話回線を用意することが前提ではないため、用紙やトナーの補充、複合機の保守といった、機械を維持するための作業や費用の考え方も変わります。新規開業のクリニックであれば、開業準備の段階からFAX機を置かない選択もできます。そもそも開業時にFAXが要るのかどうかから知りたい方は、開業するクリニックにFAXは必要かを整理した記事もご覧ください。
クリニックのFAXには、
患者さんの情報が流れている
クリニック・診療所のFAXでやり取りされる文書は、その多くに患者さんの氏名や診療の内容が含まれます。ここが、一般のオフィスのFAXと決定的に違う点です。
- 診療情報提供書（紹介状）と返書。地域の病院との行き来で、FAXが使われることが多くあります。
- 検査会社との検査依頼書・検査結果。外部委託した検査のやり取りに使われるのが一般的です。
- 調剤薬局からの疑義照会・情報提供書。処方に関する確認が届き、診療の合間に内容の確認が必要になります。
- 訪問看護指示書・報告書。在宅医療に関わる場合、訪問看護ステーションとのやり取りが加わります。
- 医師会・保健所・行政からのお知らせ。見落とすと影響が大きい連絡も含まれます。
こうした文書を扱う以上、インターネットFAXを選ぶときも「誰が閲覧できるのか」「見たことが記録に残るのか」「間違った宛先に送ってしまわないか」という観点が欠かせません。医療情報の取り扱いについては、厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」など、いわゆる3省2ガイドラインと呼ばれる国の指針もあります。外部のサービスを検討するときは、こうした指針を意識して、事業者の安全管理への考え方を確認しておくと安心です。
セキュリティで確認したい
3つの仕組み
患者さんの情報を扱う前提で、次の3点を確認します。汎用のインターネットFAXでは製品によって対応が異なるため、検討中の製品の仕様は各社でご確認ください。
1. 閲覧できる人を限定できるか
受信したFAXが、ログインした人なら誰でも見られる状態になっていないかを確認します。職員ごとにアカウントを分けられるか、文書を閲覧できる範囲を絞れるかが目安です。紙のFAXでも「複合機のトレイに紹介状が置きっぱなし」という状態は望ましくありませんが、画面での運用に切り替えるなら、閲覧範囲はむしろ紙より厳密に管理できるはずです。
2. 誰がいつ見たかを記録できるか
閲覧の記録が残るかどうかは、何かが起きたときに経緯を追えるかどうかを左右します。「その紹介状を誰がいつ確認したのか」が後から分かる仕組みは、院内の確認漏れを防ぐうえでも役立ちます。
3. 送信時に宛先を確認できるか
FAXの誤送信は、患者さんの情報が第三者に渡ってしまう事故に直結します。番号を1桁押し間違えるだけで起こるため、送信前に宛先を確認する画面や、登録済みの宛先から選ぶ仕組みがあるかが確認の要点です。手動でのダイヤル入力に頼る運用より、誤送信の入り口を減らせます。
運用で確認したいこと
セキュリティの次は、日々の業務にはまるかどうかです。クリニックは受付、診察室、処置室と場所が分かれ、複数の職員が同じFAXに関わります。
- 複数の職員で受信を共有できるか。複数の端末から同じ受信箱を確認でき、どのFAXに対応済みかを職員のあいだで共有できると、見落としや二重対応を防ぎやすくなります。
- 受信の見落としを防げるか。届いたことに気づける仕組みと、未対応の文書が一覧で分かる画面があるかを確認します。
- あとから探せるか。過去に届いた文書を検索できると、紙のファイルをめくって探す時間がなくなります。
- FAX番号の扱い。今の番号をそのまま使えるか、新しく取得するかは、ご利用の環境やサービスによって異なります。申し込みの前に必ず確認してください。
- 紙と併用できるか。紙で残したい書類だけ印刷する、という運用ができると、移行の負担が小さくなります。
料金体系の見方
インターネットFAXの料金は、月額の基本料と、送受信ごとの従量料金の組み合わせが一般的です。比べるときは、次の4点を見ます。
- 月額の基本料。毎月固定でかかる費用です。
- 送信の従量料金。送信1ページあたりの料金です。送る枚数が多い月の費用を左右します。
- 受信の料金の有無。クリニックは紹介状や検査結果、疑義照会などを受け取る場面が多いため、受信が有料か無料かは月々の費用に響きます。
- 初期費用と利用条件。導入時の費用や最低利用期間の有無も、申し込み前に確認します。
複合機のリースで運用してきた場合は、用紙、トナー、保守といった維持費と比べる視点も持てます。一例として、クリニック・診療所向けインターネットFAXのCOMCUNは、0床のクリニック・診療所ならベーシックプラン月額980円、従量は送信8円/ページで、受信は無料です。詳しくはクリニック向けインターネットFAX COMCUNの料金をご覧ください。
汎用のインターネットFAXと、
医療向け設計の違い
インターネットFAXの多くは、業種を問わず使える汎用のサービスです。汎用であること自体は欠点ではありませんが、患者さんの情報を扱う前提で見ると、確認すべき点が変わります。医療向けに設計されたクリニック・診療所向けインターネットFAX「COMCUN」を例に、観点を比べます。
| 確認する観点 | 汎用のインターネットFAX | 医療向け設計のCOMCUN |
|---|---|---|
| 想定する利用者 | 業種を問わない | クリニック・診療所など医療・介護の現場 |
| 閲覧できる人の限定 | 製品により異なる | 閲覧できる人を限定する設計 |
| 誰がいつ見たかの記録 | 製品により異なる | 誰がいつ見たかを記録する設計 |
| 送信時の宛先確認 | 製品により異なる | 宛先確認で誤送信を減らす設計 |
| 受信の料金 | 製品により異なる | 無料 |
| 医療・介護情報の扱い | 各社の公開情報で確認 | 患者・利用者さんの情報を安全に扱う前提で設計 |
汎用のインターネットFAXにも、しっかりした安全管理の仕組みを持つ製品はあります。上の表は優劣を断定するものではなく、「医療機関が確認すべき観点はどこか」を示すものです。検討中の製品がある場合は、この観点で各社の仕様を確認してみてください。
クリニックのペーパーレス化は、
受信から始める
FAXのペーパーレス化は、一気に全部を切り替える必要はありません。職員の慣れを待ちながら、段階的に進めるのが現実的です。
- ステップ1: 届いたFAXを画面で確認する。受信側の変更は送り手に影響しないため、最初の一歩に向いています。印刷、仕分け、回覧の作業がここで減ります。
- ステップ2: 送信を画面からに切り替える。印刷して、送付状を用意して、複合機の前で送るという一連の作業を、画面上の操作にまとめます。
- ステップ3: 紙で残す書類を決める。すべてを電子化しようとせず、紙で残したい書類だけ印刷する運用に落ち着かせます。
「FAXそのものをやめる」のではなく、「FAXはそのまま、紙の作業をやめる」という順序で考えると、連携先との関係を変えずにペーパーレス化を進められます。
インターネットFAX選びの、
よくある質問
インターネットFAXとクラウドFAXは違うものですか。
呼び方が違うだけで、ほぼ同じ意味で使われることが一般的です。どちらも、FAXの送受信をサービス事業者の設備が仲立ちし、利用者はパソコンやタブレットの画面でFAXを扱う仕組みを指します。
クリニックがインターネットFAXを選ぶとき、最初に確認すべき点は何ですか。
患者さんの情報を扱う前提で、閲覧できる人を限定できるか、誰がいつ見たかを記録できるか、送信時に宛先を確認する仕組みがあるか、の3点をまず確認するのがおすすめです。そのうえで、複数の職員で受信を共有できるかと、料金体系を確認します。
今使っているFAX番号はそのまま使えますか。
番号の扱いは、ご利用の環境やサービスによって異なります。今の番号を使い続けたい場合も、新しく取得したい場合も、申し込みの前に各サービスへ確認してください。COMCUNでも、お問い合わせの際にご説明します。
医療機関向けの料金は、どこを見て比べればよいですか。
月額の基本料、送信1ページあたりの料金、受信の料金の有無、初期費用の4点を確認します。クリニックは紹介状や検査結果などを受け取る場面が多いため、受信の料金の有無は月々の費用に影響します。COMCUNは、0床のクリニック・診療所はベーシックプラン月額980円、送信8円/ページ、受信は無料です。
紙のFAXをすぐに全部やめる必要はありますか。
ありません。まず届いたFAXを画面で確認する運用から始め、慣れてきたら送信も画面からに切り替え、紙で残したい書類だけ印刷する、という段階的な進め方が現実的です。
クリニックのインターネットFAXなら、
COMCUN。
COMCUN。
COMCUNは、横山ラボ株式会社が開発した、クリニック・診療所のためのインターネットFAXです。医師が開発し、特許2件を出願済みで、クリニックでの導入実績があります。FAX機や専用回線がなくてもパソコンやタブレットで送受信でき、届いたFAXは印刷せず画面で確認できます。閲覧できる人を限定し、誰がいつ見たかを記録し、送信時の宛先確認で誤送信を減らす、患者・利用者さんの医療・介護情報を安全に扱う設計です。クリニック・診療所のほか、病院、訪問看護ステーション、調剤薬局、介護事業所でもご利用いただけます。